お手軽ビジネスマナー講座！新入社員が身につけたい基本ルール

社会人になる前に、覚えておきたいビジネスの基本マナーをまとめました。敬語、メール、身だしなみ、電話対応、お茶出し…今までやったことない＆知らないことばかり！でもそれって会社では丁寧に教えてくれるとは限りません。ビジネスマナーの基礎知識をここで勉強しましょう。

あなたの社会人スキルは大丈夫？大人の常識クイズ！

ビジネスマナーについて悩んでいるあなたに…突然ですが、クイズです！以下の質問に、○か✕でお答えください！

あなたはいくつ正解しましたか？社会人になる前の学生さんは、日常生活でこのようなシーンが訪れることもないので、ほとんどわからなかったかもしれません。

しかし、ただ「知らなかったんで…」「教えてもらってないんで…」という考え方はＮＧ！これは、ビジネスマナーの中でも基本中の基本です。大人の常識といっても過言ではないので、新社会人になる前にきちんと自分で学んでおきましょう。

オフィスでの仕事をしていない人も「自分は関係ないわ…」と思わないで下さい！ビジネスシーンでのマナーは、人生のここぞ！という時に役立つ場合が多いので、知っていて損はありません。大人の嗜みとしてビジネスマナーの知識を身につけておけば、いざという時に恥をかくことも少なくなるかもしれませんよ。

では、具体的にどんなことを覚えればいいのか。さっそく基本マナーを学んでいきましょう！

【言葉遣い編】まずはこれを覚えよう！間違えやすい敬語

ビジネスシーンで使用する会話や電話、メールなどの言葉遣いは最初は誰もが迷ってしまうもの。敬語を使わなきゃ！と頭ではわかっていても「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の使い分けは難しいですよね！

これを見て、今まで敬語の使い方を混同していた言葉はありませんか？もしも、あなたが気づかずに間違った敬語を使ってしまうと相手に「失礼だな」と思われたり、「この人、常識がないな」と心の中で笑われてしまうかもしれません。自分の動作なのか、相手の動作なのか大事なポイントを考慮して、おかしな敬語にならないようにしっかり確認しましょう。

＜間違えやすい例＞

「バイトで接客業をしてたから言葉遣いは完璧！」と妙な自信を持っている人も、実は自分が変な言葉遣いをしていたということに、ビジネスマナーを学んで初めて気づく場合もあります。バイトでお客様に使う言葉と、上司・取引先で使う言葉遣いはまったく違うので、適切で正しい言葉遣いをしっかりと理解しておくことが大切です。

【挨拶編】基本中の基本！必ず毎日欠かさずにやること

大人数のオフィスの場合「自分が言っても言わなくても変わらないでしょ」という考えから、次第に挨拶しなくなる新入社員もいるのだとか。

たかが挨拶…されど挨拶…！会社での一日の始まりもすべて「おはようございます」の挨拶からスタートします。心をこめて元気よく挨拶している人は、された側からも好印象です。社内コミュニケーションの一環として、どんなシーンでも挨拶は欠かさないようにしましょう。しかし、ただ挨拶すれば良いというわけでもありません。基本を押さえて、自分も相手も清々しい気持ちになる挨拶を身につけてください！

＜挨拶の基本＞
・ 自分から率先して挨拶をする。
・ 相手の目を見ながら元気よく明るい笑顔で。
・ 相手が挨拶をしてくれたら、必ず返すように。

＜挨拶するシーン＞
・ 自分が出社したときは「おはようございます」
・ 部下・同僚・上司が外出するときは「いってらっしゃい（ませ）」
・ 自分が外出するときは「いってきます」「出かけて参ります」
・ 自分が外出先から戻ってきたときは「ただいま戻りました」
・ 部下・同僚・上司が退社するときは「お疲れ様でした」
・ 自分が退社するときは「お先に失礼します」

【身だしなみ編】第一印象は見た目が勝負！気を付けるべきポイントは？

身だしなみも大事なマナーの一つ。寝坊したから髭を剃り忘れた、化粧をし忘れた、というのは通用しません。ビジネスシーンにおいて、最も重要なのはその人の「清潔感」。見た目だけでなく体臭や口臭など見えない部分への気遣いも重要です。

また女性の場合は、若ければ若いほど個性を出したくて上品さに欠ける身なりになってしまう人も多いので注意しましょう。もちろん職場はオシャレをする場ではないので、自分の役割や立場などを考慮して服装を選ぶように心がけてください。

ただし、業界や職種によって好まれる服装もバラバラ。ビシッと全身スーツで身を固めるよりも少しラフでカジュアルな服装が好まれる場合もあります。とはいえ、あまりにもTPOに合っていない服装や、基本的なマナーから外れるような服装は厳禁。入社後のオフィスや先輩たちの雰囲気を見ながら、少しづつ社風に合った身だしなみを学んでいくことが大切です。

【ビジネスメール編】ポイント押さえれば簡単！守るべき4つのこと

会社に入ってから生まれて初めて経験する人も多い“ビジネスメール”の送受信。もちろん友人や家族との普段のメールとはまったく違います。プライベートでは許されてもビジネスでは失礼にあたってしまうことも多くあります。相手の顔が見えないメールでは意図が伝わりにくかったり、間違って伝わってしまう事もしばしば。トラブルにならないためにも送信や返信のルールを確認して正しいマナーを身につけましょう。

業種・職種によっては毎日多くの社内やクライアントから大量のメールを受信し、すべてのメールをチェックするのが大変な場合があります。そんな状況だった場合、送信先の相手が本文までキッチリと目を通してくれるのかわかりません。忙しい相手のためにも、本文の中身の要約になるような件名をつけてあげましょう。

重要な内容の時には【括弧（かっこ）】でくくってて見やすくしたり、具体的な数字や文言を入れてあげたり、用件をわかりやすくしてあげることでメールの開封率も上がります。受信側の見落としを責めるのではなく、送信側も読んでもらえるメール作りをすることが大切です。

相手が企業に所属している場合は、会社名・部署名を書いた後に名前を書きます。会社名は（株）などと省略せず、名前もフルネーム（敬称の「様」を忘れずに！）で書いた方が好印象。相手との距離が縮まれば姓名だけで「△△様」「△△さん」でも可。宛名の書き間違えはとても失礼になりますので、送信前には十分に注意が必要です。

まず、本題に入る前に「挨拶」と「名乗り」から始めます。丁寧な挨拶があるとメールの印象がグッと良くなります。冒頭に名乗りがあれば、誰からのメールなのかすぐわかり、本文を最後までスクロールして確認してから読むといった手間も心配無用。いくら忙しくても、まず初めに礼儀正しい気持ちの良い挨拶を心がけましょう。

ビジネスメールの宛先には「ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣ」の３種類あります。相手のメールアドレスをどこに入れてもメールはきちんと送信されますが、誰をどこに入れても良いわけではありません。その項目によってその意味が全然違うので、きちんと使い分けて送信してください。

関係者同士で面識がない場合、メールアドレスが表示されてしまうことによって情報漏洩などが心配されることがあります。連絡事項などを複数人に一斉送信する時などはＢＣＣにするなどの配慮が必要です。

業務を円滑に進めていくには、メールのマナーはもちろん宛先の違いや特徴を把握して使いこなすことが必要です。受け取る相手への配慮も忘れずに、メール上手を目指しましょう！

【電話対応編】「もしもし」はダメ！？電話は積極的に出るように

会社には、毎日たくさんの人からの電話がかかってきます。会社の電話に出た人は、いわば“会社の顔”。電話をかけた人からすると、相手が新人なのかそうでないのかはまったく関係ありません。電話口の相手の印象が会社の印象になりますので、明るく・ハキハキと話すようにしましょう。もちろん、新人時代には率先して自分が電話に出るように！

＜電話を受ける時の基本ポイント＞
□ 電話を取る前にメモの用意をしておく
□ 出る時は３コール以内に
□ 自分の会社名を名乗る
□ 基本「もしもし」とは言わないように
□ 知らない相手でも「いつもお世話になっております」と伝える
□ 相手が名乗らない場合は「失礼ですが…」と前置きし、相手の会社名・名前を確認
□ 早口にならない
□ 作業をしながら電話応対しない
□ 取次ぎ中や確認中は保留にする
□ 電話を受けた場合は先に切らない

【お茶出し編】意外と難しくない！？基本作法はたった６ステップ

会社に入って初めて、お客様にお茶をお出しするという人も多いはず。お茶出しには、わざわざ会社まで足を運んでくださったお客様へ、のどの渇きを癒してくつろいで頂きおもてなしするという意味合いがあります。お茶出しは、事務の女性の仕事だと思っていませんか？もうそんな時代ではありません！お茶を出すのも大事なビジネススキルの一つです。来客対応で恥をかかないように、しっかりとお茶の入れ方をマスターしておきましょう！

【名刺交換編】営業マンじゃなくても必須スキル！さまざまな注意点も

働く上で、大事なのが“第一印象”。一番大事と言っても過言ではないと思います。第一印象に影響する名刺交換は、相手に好印象を与えられるようにポイントをしっかり押さえておきましょう。“マナーがしっかりとした人”と認めて貰えれば、仕事も円滑に進むはずです！

・ 名刺入れを買っておく
・ 外出前に名刺に汚れやヨレがないか、切らしてないかをチェック

・ 自分が訪問者の場合は、自分から先に名刺を出す
・ 上司が同席している場合は、目上の人から名刺交換をしてもらう
・ 相手が差し出した名刺の高さより、できるだけ低い位置で名刺を差し出す
・ 渡すときは両手で「会社名・部署名・フルネーム」を名乗る
・ 相手からもらう時は「頂戴いたします」と一言添える
・ 相手と同時交換の場合は、右手で自分の名刺を差し出し、左手で相手の名刺を受け取る ･ 受け取った後は、名刺入れの上に乗せ自分の左側に置く

「こんなの当たり前だよ」思う人も多いと思いますが、実際にはすべてできている人の方が少ないのではないでしょうか。名刺交換のマナーを完璧にマスターすれば、「できるビジネスマンだな」と好感を持ってもらえること間違いなし！です。

まとめ

ビジネスマナーの基本は、お客様だけでなく一緒に働く上司や同僚に不快感を与えないことが重要です。どんなに気を付けていても、シチュエーションやタイミングによっては相手に不快な思いをさせたり違和感を感じさせてしまうことも。そうならないように事前にマナーはしっかりと身につけておく必要があります。

上記以外にも、

など、社会人として心がけるべきマナーはたくさんあります。

ビジネスマナーは、さまざまな人達と円滑に仕事を進めるためにはなくてはならないものです。マナーとして重要なのは、目に見えない「心」の部分。言葉遣いや身だしなみだけでなく、「相手を敬い、気持ちを察する」思いやりの心も忘れてはいけません。

最後に、「これだけ読んでもまだまだ不安！」という人は、セミナーを受講したり、本を読んでひと通り勉強するのもおすすめです。相手のためにしたことは、自分のためにもなるのです。ぜひ、ビジネスマナーを習得し、“できるビジネスマン”を目指しましょう！

• 新社会人になる前に学んでおきたいビジネスマナー！
  ビジネスマナー本のご購入はこちら（『もったいない本舗』楽天市場店へリンク）